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03/10/2018, 10:01

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 La gestione del magazzino in farmacia



La gestione del magazzino in farmacia
di Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale

La gestione del magazzino rappresenta per la farmacia uno dei processi chiave e contribuisce al conseguimento degli obiettivi di efficienza e di ottimizzazione del risultato economico.
Quando parliamo di "magazzino" facciamo riferimento all’insieme delle attività relative all’approvvigionamento, alla conservazione e al mantenimento delle scorte di prodotti: parliamo di politica degli acquisti, di marketing degli acquisti, di gestione degli stock, di efficienza.
La farmacia è un’impresa commerciale che svolge attività di vendita al dettaglio in due differenti mercati: 
  • distribuzione dei farmaci per conto del Servizio Sanitario Nazionale;
  • vendita di prodotti di libero acquisto, che ad oggi rappresenta circa il 50% del fatturato totale.
La gestione di due mercati differenti presuppone l’adozione distinti modelli di gestione del magazzino, per adattarsi alle diverse e specifiche variabili.
La farmacia ha visto, continua a vedere e vedrà, ampliarsi il ventaglio delle richieste dei clienti e, di conseguenza, le esigenze da soddisfare.
La disponibilità dei prodotti nel punto vendita e la gestione del magazzino 
  • da un lato rappresenta un fattore determinante per la performance economica: influisce sul rapporto con il cliente e sulla sua soddisfazione, sull’immagine e sul posizionamento nel mercato della farmacia;
  • dall’altro genera costi e influisce sul livello di efficienza dell’intero sistema impresa.
Un assortimento troppo scarso può danneggiare la capacità concorrenziale della farmacia, però, dal punto di vista economico-finanziario, dobbiamo contenere il livello delle scorte e mantenere una elevata rotazione del magazzino per liberare capitale e aumentare la redditività totale.
Per coniugare queste esigenze "in contrasto", la farmacia necessita di un’organizzazione interna razionale e reattiva, finalizzata ad assicurare continuità e tempestività nell’alimentazione dei processi di vendita e minimizzare i costi relativi al mantenimento/ alla giacenza in magazzino delle scorte.
Gli obiettivi della gestione del magazzino sono principalmente due:
  1. razionalizzazione dei costi attraverso la riduzione delle scorte, la riduzione dei costi di gestione e l’ottimizzazione delle risorse disponibili;
  2. contenimento dei rischi mediante la prevenzione degli errori di somministrazione e la rintracciabilità di strumenti e materiale sanitario.
La farmacia necessita di un’organizzazione interna razionale e reattiva, finalizzata ad assicurare continuità e tempestività nell’alimentazione dei processi di vendita e minimizzare i costi relativi al mantenimento/ alla giacenza in magazzino delle scorte.
Gli obiettivi della gestione del magazzino sono principalmente due:
1. razionalizzazione dei costi attraverso
  • riduzione delle scorte;
  • riduzione dei costi di gestione;
  • ottimizzazione delle risorse disponibili;
2. contenimento dei rischi mediante
  • prevenzione errori di somministrazione;
  • rintracciabilità di strumenti e materiale sanitario.
All’interno della pianificazione strategica e della programmazione per obiettivi specifici dobbiamo specificare un processo per la gestione del magazzino: la pianificazione e programmazione del magazzino deve essere ben integrata all’interno dell’intera strategia di gestione della farmacia.
La gestione del magazzino è influenzata da tre principali processi:
  • processo di pianificazione della domanda, che si basa sulle analisi e sulle previsioni (in base ai dati storici e prospettici) dei consumi in un’ottica di soddisfazione dei clienti finali. E’ importante aderire il più possibile alla domanda effettiva dei consumatori. In questa fase sono indispensabili strumenti come i report di consumo e la raccolta di informazioni dal bacino di utenti;
  • processo di pianificazione delle scorte, basato sulla determinazione dei livelli ottimali di scorte per ciascun prodotto per garantire un livello ottimale dei costi e una determinata qualità del servizio offerto. In base ai dati provenienti dall’analisi della domanda viene stimata la disponibilità richiesta al magazzino per far fronte alle richieste del mercato/ dei mercati obiettivo;
  • processo di pianificazione degli acquisti, sviluppato in stretta connessione con i precedenti, rappresenta le attività di input dei prodotti all’interno della struttura aziendale. Tale processo può essere così schematizzato:
  1. analisi della situazione delle scorte in magazzino, delle richieste in essere da parte dei clienti e verifica della rispondenza rispetto agli obiettivi programmati;
  2. calcolo dei fabbisogni per il ripristino delle scorte in base a quanto evidenziato nel punto precedente;
  3. creazione di proposte di ordini;
  4. calendarizzazione degli approvvigionamenti: calendari spedizione e ricezione; scadenze; lotti; listini fornitori; ordini multi-prodotto;
  5. verifica costante della situazione del magazzino e eventuali modifiche al processo.
A livello prettamente operativo tutto quanto evidenziato deve tradursi, all’interno della farmacia, nell’adozione di un procedimento composto da tre momenti per la gestione del proprio magazzino:
  • scelta del fornitore e inoltro degli ordini;
  • ricezione della merce e controllo della conformità;
  • amministrazione: carico del magazzino e completamento della documentazione amministrativa.
Il controllo del magazzino è un processo che deve essere effettuato costantemente e non ci si deve limitare alla sola stesura dell’inventario.
L’inventario è solamente la "fotografia del magazzino" in un determinato momento, solitamente al 31 dicembre per la chiusura del bilancio.
Consulenti e gestionali sono fondamentali per raggiungere soddisfacenti livelli di efficienza anche in ambito di gestione delle scorte.Per comprendere l’importanza della gestione del magazzino ed il suo impatto sulla performance della farmacia, è sufficiente ragionare sulle sue implicazioni:
  • implicazioni tecniche: ottimizzazione dei flussi in entrata e uscita, nonché degli spazi;
  • implicazioni quantitative: rifornimento dei fabbisogni;
  • implicazioni economiche: mantenimento delle scorte di sicurezza con provviste a costi competitivi;
  • implicazioni finanziarie: speculazione su eventuali offerte (attenzione!) da parte di fornitori.
Una gestione efficace ed efficiente del magazzino permette vantaggi a livello economico, patrimoniale e finanziario:
  • miglior livello di liquidità finanziaria che consente di far fronte in maniera immediata a eventuali passività a breve termine;
  • minor rischio di svalutazione per variazione dei prezzi;
  • minore indebitamento a breve termine;
  • riduzione del capitale impiegato nel magazzino e maggiori possibilità di investimenti in altre attività strategiche;
  • limitazione degli scaduti;
  • aumento dell’indice di rotazione del magazzino;
  • riduzione dei prodotti "non necessari";
  • minori oneri finanziari derivanti da eccessivo indebitamento a breve termine.
Come vedremo nel prossimo contributo abbiamo diversi strumenti per la programmazione della "funzione magazzino".
Prima di tutto, però, fissiamo dei punti importanti per strutturarci:
  • prima di acquistare dobbiamo analizzare i numerosi dati in nostro possesso (forse non lo sappiamo, ma abbiamo infiniti dati a disposizione, anche grazie ai gestionali!): statistiche di vendita, indice di rotazione;
  • i dati storici sono importanti, ma dobbiamo abituarci a pianificare, programmare e sviluppare un budget;
  • rispettare la strategia e le programmazione e non "seguire" o farsi "ingolosire" da offerte e sconti applicati dai fornitori (acquisti razionali, non emozionali);
  • valutare gli impatti finanziari degli omaggi (attenzione alle offerte o presunte tali!);
  • valutare la tempistica dei pagamenti e sviluppare un budget finanziario-di cassa;
  • conoscere il prezzo effettivo unitario dei singoli prodotti.
Il magazzino rappresenta il prerequisito per poter effettuare l’attività di distribuzione dei prodotti, ma, considerando le risorse che impegna e i costi che genera, influenza pesantemente il risultato economico della farmacia e, pertanto, deve essere controllato e parametrato.

Per info e approfondimenti:
Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale



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"Non è la specie più forte, nè la più intelligente che sopravvive, bensì quella più reattiva al cambiamento."


                                                                                                                   Charles Darwin

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