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28/12/2018, 11:16

Magazzino



Gli-strumenti-per-la-gestione-del-magazzino-in-farmacia


 



Gli strumenti per la gestione del magazzino in farmacia

di Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale

www.rocciconsulenze.it - info@rocciconsulenze.it

Dopo aver introdotto, con il precedente contributo (La gestione del magazzino in farmacia - rocciconsulenze.it), l’inquadramento del magazzino all’interno dell’attività della farmacia, cerchiamo di fornire alcuni strumenti utili per organizzare la nostra attività.

Ci concentreremo su tematiche “più tecniche”, per fornire una panoramica sui principali strumenti a disposizione per valutare la nostra performance e per guidarci verso una gestione ottimale del magazzino.

Un magazzino genera costi inerenti la struttura e costi strettamente legati alle scorte.

I costi della struttura sono rappresentati dai

  • costi delle attrezzature;

  • costi del personale (stipendi);

  • costi relativi ai locali (affitti, manutenzioni, assicurazioni, ecc);

mentre i costi strettamente legati alle scorte sono

  • il costo di acquisto delle merci, il quale rappresenta un investimento di risorse per l’intero periodo che va dal pagamento all’incasso derivante dalla vendita (possono essere considerati come degli interessi sul capitale investito);

  • il costo di ordinazione, relativi alla preparazione ed emissione dell’ordine, al ricevimento dei prodotti e alla gestione amministrativa;

  • i costi per il mantenimento delle scorte, che vincolano somme che potrebbero essere destinate in altre attività più redditizie oppure potrebbero essere a disposizione del titolare (prelievi personali); in più potrebbero verificarsi delle perdite di valore a causa di furti, alterazioni, obsolescenza, scadenza, ecc.;

  • il costo dell’eventuale assenza del prodotto: mancata vendita per assenza del prodotto.

Dall’elenco sopra esposto possiamo capire l’importanza di una gestione oculata, attenta e consapevole: voler raggiungere elevati livelli di performance e buona redditività senza ottimizzare la gestione del magazzino è un po’ come voler riscaldare un locale ma lasciare aperta una finestra.

E’ utile comprendere in pieno la struttura dei costi del magazzino, per capire come sono strutturati e come è possibile intervenire.

Osservando il grafico è possibile verificare che il costo totale è minimo in coincidenza del livello di quantità delle scorte in corrispondenza del quale il costo di ordinazione eguaglia il costo di mantenimento delle scorte. Non dobbiamo certamente iniziare a studiare le funzioni matematiche, ma il grafico ci serve per comprendere il comportamento dei costi in base alle quantità.

Il costo totale (CT) della gestione delle scorte è dato da:

CT = p x D + S x D/Q + H x Q/2

  • p” è il costo di acquisto del prodotto;

  • D” è l’assorbimento totale nell’arco temporale considerato (cioè il venduto);

  • S” rappresenta il costo della singola ordinazione;

  • Q” è la quantità acquistata, cioè il lotto di acquisto;

  • H” rappresenta il costo unitario di mantenimento.

Dalla formula possiamo comprendere che i costi totali della gestione delle scorte sono determinati da tre gruppi di variabili che possiamo sintetizzare in:

  • acquisti (p x D);

  • gestione ordini (S x D/Q);

  • mantenimento scorte (H x Q/2).

Tramite l’esame della propria attività e attraverso l’elaborazione dei dati in nostro possesso e di quelli che possiamo reperire attraverso l’analisi e il controllo di gestione, dobbiamo stabilire tre variabili di riferimento per la gestione del nostro magazzino:

  • scorta funzionale, il cui livello quantitativo deve consentire una continua e puntale evasione delle richieste di vendita provenienti dal mercato. Solitamente si cerca di adottare soluzioni di compromesso determinando un livello di scorte tale da minimizzare i costi connessi al magazzino e allo stesso tempo garantire continuità all’attività del punto vendita. I tempi di approvvigionamento e l’andamento della domanda da parte dei clienti influenzano fortemente l’entità della scorta funzionale;

  • scorta di sicurezza, esprime il livello al di sotto del quale le giacenze di prodotti non devono scendere per non rischiare di interrompere le vendite (per non rimanere con gli scaffali vuoti nel punto di vendita);

  • scorta effettiva, rappresenta la quantità di beni vendibili a disposizione dell’azienda.

Avendo ben presente tali grandezze, che sicuramente saranno oggetto di modifiche e accorgimenti nel tempo per rispondere alle esigenze interne ed esterne alla farmacia, possiamo gestire efficacemente ed efficientemente il nostro magazzino.

Nella gestione del magazzino possiamo fare riferimento a differenti modelli:

  • modello a periodo fisso di riordino, avente l’obiettivo di determinare il tempo che intercorre tra un ordine e il successivo, in modo da emettere, a scadenze prestabilite, ordinazioni di quantità pari alla differenza tra la giacenza effettiva esistente in magazzino e la scorta funzionale (target). La scorta funzionale (target, da raggiungere) è quindi rappresentata dal fabbisogno del periodo (quantità fissa) più il fabbisogno relativo al periodo di approvvigionamento (tempi di ordinazione e consegna);

  • modello di Wilson (a stock), che prevede l’emissione dell’ordine nel momento in cui la scorta raggiunge un certo livello (scorta di sicurezza). Per seguire tale modello dobbiamo stabilire il

    • punto di riordino, al raggiungimento del quale si procede al nuovo ordine. Non può coincidere con il momento di esaurimento delle scorte, poiché non possiamo rischiare di rimanere senza prodotti da vendere: per la sua determinazione bisogna tenere presente il tempo di riordino, la quantità media dei consumi giornalieri e il livello della scorta di sicurezza;

    • lotto economico di acquisto, ossia il quantitativo ottimale da ordinare per minimizzare il costo totale di gestione delle scorte. Tale quantitativo è così determinato:

LO = [(2 x S x D) / H]1/2 , dove

          • D” è l’assorbimento totale nell’arco temporale considerato (cioè il venduto);

          • S” rappresenta il costo della singola ordinazione;

          • H” rappresenta il costo unitario di mantenimento.

Un assortimento troppo scarso può danneggiare la capacità concorrenziale della farmacia, però dobbiamo anche considerare la gestione finanziaria ed economica della nostra attività e, pertanto, dobbiamo cercare di ridurre le scorte in giacenza e raggiungere una certa velocità di rotazione del magazzino per liberare capitale e aumentare la redditività totale.

Occorre bilanciare le due necessità contrastanti, classificando le giacenze in base alla loro importanza in termini anche di fatturato.

Altro elemento utile per la gestione del magazzino è l’indice di rotazione. Tale indice è il parametro fondamentale con il quale si esprime il numero di volte in cui, nel periodo considerato, il magazzino si è svuotato, cioè “ha ruotato”, permettendo alla farmacia di recuperare i fondi investiti nelle scorte.

Se si ha una elevata rotazione del magazzino vuol dire che le merci acquistate durante l’anno rimangono in magazzino per un breve periodo, cioè è breve il periodo che intercorre tra l’acquisto e la vendita.

Una bassa rotazione è invece un segnale di un rallentamento delle vendite.

Il livello dell’indice di rotazione dipende dalla strategia e dalla programmazione della farmacia. Negli ultimi anni si è diffuso il ricorso alle azioni promozionali con sconti e attraverso fidelity card che permettono al fine di aumentare le vendite e aumentare la rotazione delle scorte.

L’indice di rotazione può essere calcolato

  • a quantità fisiche: (Totale quantità vendute / scorta media). Permette di calcolare la velocità di rinnovo di singole merci che si possono esprimere con una data unità di misura;

  • a valori: (costo del venduto / costo scorta media). Permette di percepire la velocità di rinnovo del magazzino a livello globale.

Il funzionamento del magazzino ha implicazioni sull’intera performance della farmacia:

  • valori elevati dell’indice di rotazione corrispondono a elevati livelli di redditività;

  • per tenere sotto controllo la solidità finanziaria (soprattutto nel breve termine) è opportuno confrontare la giacenza media (in giorni) con i tempi di pagamento (budget di cassa). Bisogna cioè considerare il ciclo del circolante, ossia il tempo che intercorre tra l’uscita monetaria legata all’acquisto dei fattori produttivi/prodotti e l’entrata monetaria derivante dalla vendita dei prodotti.

E’ fondamentale tenere sotto controllo il magazzino sia da un punto di vista civilistico e fiscale (in base alle relative normative e al trattamento delle rimanenze), sia da un punto di vista gestionale e strategico.

Immobilizzare il capitale in magazzino è un errore frequente nelle farmacie! Spesso infatti vale la pena ricorrere alla distruzione per avere il beneficio fiscale della riduzione del magazzino che rappresenta un costo totalmente deducibile per la farmacia.

Con il prossimo contributo analizzeremo le problematiche contabili e fiscali relative alla gestione delle scorte.


Per info e approfondimenti:

Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale

info@rocciconsulenze.it - www.rocciconsulenze.it

 


27/12/2018, 13:48

Fatturazione elettronica





 



Spesa farmaceutica e monitoraggio continuo:

pronto in DM sulle fatture elettroniche

di Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale

www.rocciconsulenze.it - info@rocciconsulenze.it

Dal1° gennaio 2018 nuove modalità di fatturazione elettronica per lefarmacie: il decreto è in corso di pubblicazione sulla GazzettaUfficiale

Èin via di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale il decreto del 20dicembre 2017 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, diconcerto con il Ministero della Salute, in materia di fattureelettroniche emesse nei confronti degli enti del Servizio sanitarionazionale, che consentirà il monitoraggio puntuale della spesafarmaceutica. Il decreto attua il comma 2 dell’articolo 29 deldecreto legge 24 aprile 2017, n. 50, convertito, con modificazioni,dalla legge 21 giugno 2017, n. 96 secondo il quale, a decorrere dal1° gennaio 2018, nelle fatture elettroniche emesse nei confrontidegli enti del Servizio sanitario nazionale per acquisti di prodottifarmaceutici è fatto obbligo di indicare le informazioni relative alCodice di Autorizzazione all’Immissione in Commercio (AIC) e alcorrispondente quantitativo. Inoltre a decorrere dalla stessa data,le suddette fatture dovranno essere rese disponibili all’AgenziaItaliana del Farmaco. Per tali fatture è fatto divieto agli enti delServizio sanitario nazionale di effettuare pagamenti di corrispettividi fatture che non riportino tali informazioni. Il decreto in via dipubblicazione disciplina le predettemodalità tecniche di indicazione dell’AIC sulla fattura elettronica,nonché le modalità di accesso da parte dell’Agenzia italiana delfarmaco ai dati ivi contenuti.

(Ministerodell’Economia, Dipartimento ex Tesoro, nota del 20 dicembre 2017)

Per approfondire:


Fabio Rocci

Dottore Commercialista e Revisore Legale

info@rocciconsulenze.it - www.rocciconsulenze.it

27/12/2018, 10:37

Fatturazione elettroica



Monitoraggio-spesa-farmaceutica:-nuovo-D.M.-sulle-fatture-elettroniche


 



Monitoraggio spesa farmaceutica

di Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale

www.rocciconsulenze.it - info@rocciconsulenze.it

Dal 1° gennaio 2018 nuove modalità di fatturazione elettronica per le farmacie: il decreto è in corso di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale

È in via di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale il decreto del 20 dicembre 2017 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, di concerto con il Ministero della Salute, in materia di fatture elettroniche emesse nei confronti degli enti del Servizio sanitario nazionale, che consentirà il monitoraggio puntuale della spesa farmaceutica. Il decreto attua il comma 2 dell’articolo 29 del decreto legge 24 aprile 2017, n. 50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96 secondo il quale, a decorrere dal 1° gennaio 2018, nelle fatture elettroniche emesse nei confronti degli enti del Servizio sanitario nazionale per acquisti di prodotti farmaceutici è fatto obbligo di indicare le informazioni relative al Codice di Autorizzazione all’Immissione in Commercio (AIC) e al corrispondente quantitativo. Inoltre a decorrere dalla stessa data, le suddette fatture dovranno essere rese disponibili all’Agenzia Italiana del Farmaco.

Per tali fatture è fatto divieto agli enti del Servizio sanitario nazionale di effettuare pagamenti di corrispettivi di fatture che non riportino tali informazioni. Il decreto in via di pubblicazione disciplina le predette modalità tecniche di indicazione dell’AIC sulla fattura elettronica, nonché le modalità di accesso da parte dell’Agenzia italiana del farmaco ai dati ivi contenuti.

(Ministero dell’Economia, Dipartimento ex Tesoro, nota del 20 dicembre 2017)

Per approfondire:

Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze di concerto con il Ministero della Salute del 20 dicembre 2017 (PDF, 2,37 Mb)

Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale

info@rocciconsulenze.it - www.rocciconsulenze.it



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"Non è la specie più forte, nè la più intelligente che sopravvive, bensì quella più reattiva al cambiamento."


                                                                                                                   Charles Darwin

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