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21/12/2018, 14:06

Acquisti, Grossisti, software Gestionale



Acquisti-da-Grossisti:-ti-fai-aiutare-dal-software-gestionale?


 



Ogni giorno ti trovi ad effettuare gli ordini ai varigrossisti di riferimento e a meno che tu non stia utilizzando ancora il fax(siamo nel 2017 ma non meravigliarti..), il software gestionale è lo strumentofondamentale. In realtà non solo ti permette di effettuare questa operazione mati permette di farla al meglio, valutando molte variabili e ottimizzando gliacquisti.La prima cosa che salta all’occhio sono le offerte, iltermine di comparazione più usato per scegliere rapidamente a chi assegnare lareferenza "x" da ordinare. Quello non è l’unico parametro che devi controllareper decretare quale sia il grossista più conveniente. Quello che fa le offertemigliori? Quello che ti da una dilazione di pagamento più lunga? Quello chegarantisce consegne nelle fasce orarie che agevolano il tuo lavoro? Quello cheti rende la vita meno difficile quando c’è da fare un reso? E poi sei "legato"da vincoli contrattuali per un target di fatturato da raggiungere? Queste sonosolo alcune delle variabili da prendere sempre in considerazione per rendereproficua la scelta (e a fine anno si riscontrano notevoli differenze).
03/10/2018, 10:01

Magazzino



La-gestione-del-magazzino-in-farmacia


 La gestione del magazzino in farmacia



La gestione del magazzino in farmacia
di Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale

La gestione del magazzino rappresenta per la farmacia uno dei processi chiave e contribuisce al conseguimento degli obiettivi di efficienza e di ottimizzazione del risultato economico.
Quando parliamo di "magazzino" facciamo riferimento all’insieme delle attività relative all’approvvigionamento, alla conservazione e al mantenimento delle scorte di prodotti: parliamo di politica degli acquisti, di marketing degli acquisti, di gestione degli stock, di efficienza.
La farmacia è un’impresa commerciale che svolge attività di vendita al dettaglio in due differenti mercati: 
  • distribuzione dei farmaci per conto del Servizio Sanitario Nazionale;
  • vendita di prodotti di libero acquisto, che ad oggi rappresenta circa il 50% del fatturato totale.
La gestione di due mercati differenti presuppone l’adozione distinti modelli di gestione del magazzino, per adattarsi alle diverse e specifiche variabili.
La farmacia ha visto, continua a vedere e vedrà, ampliarsi il ventaglio delle richieste dei clienti e, di conseguenza, le esigenze da soddisfare.
La disponibilità dei prodotti nel punto vendita e la gestione del magazzino 
  • da un lato rappresenta un fattore determinante per la performance economica: influisce sul rapporto con il cliente e sulla sua soddisfazione, sull’immagine e sul posizionamento nel mercato della farmacia;
  • dall’altro genera costi e influisce sul livello di efficienza dell’intero sistema impresa.
Un assortimento troppo scarso può danneggiare la capacità concorrenziale della farmacia, però, dal punto di vista economico-finanziario, dobbiamo contenere il livello delle scorte e mantenere una elevata rotazione del magazzino per liberare capitale e aumentare la redditività totale.
Per coniugare queste esigenze "in contrasto", la farmacia necessita di un’organizzazione interna razionale e reattiva, finalizzata ad assicurare continuità e tempestività nell’alimentazione dei processi di vendita e minimizzare i costi relativi al mantenimento/ alla giacenza in magazzino delle scorte.
Gli obiettivi della gestione del magazzino sono principalmente due:
  1. razionalizzazione dei costi attraverso la riduzione delle scorte, la riduzione dei costi di gestione e l’ottimizzazione delle risorse disponibili;
  2. contenimento dei rischi mediante la prevenzione degli errori di somministrazione e la rintracciabilità di strumenti e materiale sanitario.
La farmacia necessita di un’organizzazione interna razionale e reattiva, finalizzata ad assicurare continuità e tempestività nell’alimentazione dei processi di vendita e minimizzare i costi relativi al mantenimento/ alla giacenza in magazzino delle scorte.
Gli obiettivi della gestione del magazzino sono principalmente due:
1. razionalizzazione dei costi attraverso
  • riduzione delle scorte;
  • riduzione dei costi di gestione;
  • ottimizzazione delle risorse disponibili;
2. contenimento dei rischi mediante
  • prevenzione errori di somministrazione;
  • rintracciabilità di strumenti e materiale sanitario.
All’interno della pianificazione strategica e della programmazione per obiettivi specifici dobbiamo specificare un processo per la gestione del magazzino: la pianificazione e programmazione del magazzino deve essere ben integrata all’interno dell’intera strategia di gestione della farmacia.
La gestione del magazzino è influenzata da tre principali processi:
  • processo di pianificazione della domanda, che si basa sulle analisi e sulle previsioni (in base ai dati storici e prospettici) dei consumi in un’ottica di soddisfazione dei clienti finali. E’ importante aderire il più possibile alla domanda effettiva dei consumatori. In questa fase sono indispensabili strumenti come i report di consumo e la raccolta di informazioni dal bacino di utenti;
  • processo di pianificazione delle scorte, basato sulla determinazione dei livelli ottimali di scorte per ciascun prodotto per garantire un livello ottimale dei costi e una determinata qualità del servizio offerto. In base ai dati provenienti dall’analisi della domanda viene stimata la disponibilità richiesta al magazzino per far fronte alle richieste del mercato/ dei mercati obiettivo;
  • processo di pianificazione degli acquisti, sviluppato in stretta connessione con i precedenti, rappresenta le attività di input dei prodotti all’interno della struttura aziendale. Tale processo può essere così schematizzato:
  1. analisi della situazione delle scorte in magazzino, delle richieste in essere da parte dei clienti e verifica della rispondenza rispetto agli obiettivi programmati;
  2. calcolo dei fabbisogni per il ripristino delle scorte in base a quanto evidenziato nel punto precedente;
  3. creazione di proposte di ordini;
  4. calendarizzazione degli approvvigionamenti: calendari spedizione e ricezione; scadenze; lotti; listini fornitori; ordini multi-prodotto;
  5. verifica costante della situazione del magazzino e eventuali modifiche al processo.
A livello prettamente operativo tutto quanto evidenziato deve tradursi, all’interno della farmacia, nell’adozione di un procedimento composto da tre momenti per la gestione del proprio magazzino:
  • scelta del fornitore e inoltro degli ordini;
  • ricezione della merce e controllo della conformità;
  • amministrazione: carico del magazzino e completamento della documentazione amministrativa.
Il controllo del magazzino è un processo che deve essere effettuato costantemente e non ci si deve limitare alla sola stesura dell’inventario.
L’inventario è solamente la "fotografia del magazzino" in un determinato momento, solitamente al 31 dicembre per la chiusura del bilancio.
Consulenti e gestionali sono fondamentali per raggiungere soddisfacenti livelli di efficienza anche in ambito di gestione delle scorte.Per comprendere l’importanza della gestione del magazzino ed il suo impatto sulla performance della farmacia, è sufficiente ragionare sulle sue implicazioni:
  • implicazioni tecniche: ottimizzazione dei flussi in entrata e uscita, nonché degli spazi;
  • implicazioni quantitative: rifornimento dei fabbisogni;
  • implicazioni economiche: mantenimento delle scorte di sicurezza con provviste a costi competitivi;
  • implicazioni finanziarie: speculazione su eventuali offerte (attenzione!) da parte di fornitori.
Una gestione efficace ed efficiente del magazzino permette vantaggi a livello economico, patrimoniale e finanziario:
  • miglior livello di liquidità finanziaria che consente di far fronte in maniera immediata a eventuali passività a breve termine;
  • minor rischio di svalutazione per variazione dei prezzi;
  • minore indebitamento a breve termine;
  • riduzione del capitale impiegato nel magazzino e maggiori possibilità di investimenti in altre attività strategiche;
  • limitazione degli scaduti;
  • aumento dell’indice di rotazione del magazzino;
  • riduzione dei prodotti "non necessari";
  • minori oneri finanziari derivanti da eccessivo indebitamento a breve termine.
Come vedremo nel prossimo contributo abbiamo diversi strumenti per la programmazione della "funzione magazzino".
Prima di tutto, però, fissiamo dei punti importanti per strutturarci:
  • prima di acquistare dobbiamo analizzare i numerosi dati in nostro possesso (forse non lo sappiamo, ma abbiamo infiniti dati a disposizione, anche grazie ai gestionali!): statistiche di vendita, indice di rotazione;
  • i dati storici sono importanti, ma dobbiamo abituarci a pianificare, programmare e sviluppare un budget;
  • rispettare la strategia e le programmazione e non "seguire" o farsi "ingolosire" da offerte e sconti applicati dai fornitori (acquisti razionali, non emozionali);
  • valutare gli impatti finanziari degli omaggi (attenzione alle offerte o presunte tali!);
  • valutare la tempistica dei pagamenti e sviluppare un budget finanziario-di cassa;
  • conoscere il prezzo effettivo unitario dei singoli prodotti.
Il magazzino rappresenta il prerequisito per poter effettuare l’attività di distribuzione dei prodotti, ma, considerando le risorse che impegna e i costi che genera, influenza pesantemente il risultato economico della farmacia e, pertanto, deve essere controllato e parametrato.

Per info e approfondimenti:
Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale

09/07/2018, 11:01

Strategia e pianificazione



La-gestione-strategica-nella-farmacia


 La gestione strategica nella farmacia



La gestione strategica nella farmacia
di Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale
www.rocciconsulenze.it - info@rocciconsulenze.it

Nel precedente articolo "La farmacia: lo scenario attuale e riflessioni sul futuro" abbiamo inquadrato sinteticamente lo scenario in cui deve operare oggi la farmacia (vedi articolo - link). Ora vediamo come possiamo organizzare la nostra attività di impresa.
Purtroppo si è abituati a valutare la propria performance solo "a consuntivo", ma, oggi più che mai, considerando il contesto e le prospettive future, è importante analizzare i dati che si hanno a disposizione, conoscere il mercato e la propria attività, proiettare la propria attività in un’ottica futura.
Cercheremo di fornire una mappa concettuale utile per la progettazione di una strategia che abbia come fine ultimo la creazione di un vantaggio competitivo: quest’ultimo rappresenta la base delle performance superiori registrate da un’impresa, in termini di profittabilità - redditività, rispetto alla media dei suoi concorrenti diretti nel settore di riferimento, in un arco temporale di medio-lungo termine. Il vantaggio competitivo è, in generale, la capacità dell’impresa di superare i propri competitors nel raggiungimento degli obiettivi reddituali. Un’impresa potrebbe avere tale vantaggio competitivo in virtù di una capacità o competenza distintiva sviluppata e difesa nel tempo, con maggiore intensità rispetto ai rivali.
La farmacia deve avere come finalità la soddisfazione del cliente. Questo orientamento al cliente e al mercato in generale deve guidarci nella nostra attività, perché solo così possiamo creare valore e produrre reddito.
Un aspetto importante da analizzare è quello relativo alla valutazione della posizione competitiva, cioè conoscere le forze che operano nell’ambiente economico e che, con la loro azione, influenzano il risultato delle imprese.
Queste forze sono:
  • concorrenti diretti;
  • fornitori;
  • clienti;
  • potenziali imprese entranti;
  • imprese che offrono beni sostitutivi;
  • imprese che offrono beni complementari;
  • stato ed enti regolatori.
L’analisi di queste forze permette alla farmacia di ottenere un quadro completo sulla sua posizione competitiva, di prendere decisioni strategiche, di stabilire i comportamenti e gli atteggiamenti da adottare nei confronti di queste forze.
La capacità di un’azienda di ottenere risultati superiori alla media nel settore nel quale è inserita dipende dunque dalla sua capacità di posizionarsi all’interno del settore e dall’effetto di queste forze.
Una volta chiarito il nostro posizionamento nello scenario economico e competitivo, dobbiamo fissare degli obiettivi: ogni farmacia deve avere una mission, deve porsi degli obiettivi di medio-lungo periodo e deve pianificare l’intera attività in funzione di tali obiettivi.
Il/la farmacista, per poter formulare una pianificazione efficace, deve necessariamente tener conto delle attese dei clienti, della comunità in cui opera e dei propri obiettivi. Per riuscire a raccogliere le esigenze di questi soggetti è necessaria un’attenta analisi del contesto di riferimento (interno ed esterno) che può essere fatto attraverso la SWOT analysis (SWOT è l’acronimo di Strenghts - Weaknesses - Opportunities - Threats, cioè Forza - Debolezza - Opportunità - Minacce). Questo strumento ci permette di distinguere le competenze distintive dell’organizzazione ed i fattori chiave di successo, al fine di focalizzare l’attenzione sulle variabili che possono incidere sul conseguimento degli obiettivi della farmacia.
L’analisi SWOT facilita il processo decisionale e ci aiuta a definire le opportunità di sviluppo derivanti dalla valorizzazione dei punti di forza e dal contenimento dei punti di debolezza alla luce dei rischi e delle minacce esterne.

Il concetto di base di questo strumento è il seguente:
  • Sfruttare le Opportunità,
  • Mitigare le Minacce,
  • Limitare/Superare le Debolezze,
  • Consolidare le Forze.
Dopo aver effettuato l’analisi del contesto interno ed esterno, la farmacia dovrà redigere il piano strategico, che deve essere coerente con la propria missione e fattibile.
La pianificazione obbliga ciascuna impresa a "guardarsi dentro" e capire quali sono gli obiettivi desiderabili e quali quelli fattibili e, soprattutto, a quali condizioni. In estrema sintesi possiamo schematizzare nel seguente modo il processo di pianificazione, programmazione e controllo:
Definizione delle strategie: in questa prima fase la farmacia definisce le priorità strategiche di medio-lungo periodo;
  1. Programmazione: in base a quanto stabilito nella fase precedente si fissano gli obiettivi specifici in un’ottica di breve periodo (trimestre, semestre, anno);
  2. Budgeting: in questa fase si analizzano le risorse che la farmacia ha a disposizione rispetto ai piani e programmi predefiniti;
  3. Azione e misurazione: viene realizzata l’attività operativa e, attraverso la misurazione, si acquisiscono informazioni riguardo l’andamento e le reazioni sul mercato; è fondamentale per misurare i risultati ottenuti e capire cosa la farmacia fa e soprattutto in che modo;
  4. Reporting e Controllo: la rendicontazione (o reporting) è la fase ed il complesso degli strumenti con cui le informazioni relative ai risultati ottenuti vengono elaborate, rappresentate e comunicate. Possiamo avere una rendicontazione interna ed una esterna a seconda che i destinatari delle informazioni siano interni o esterni rispetto all’organizzzaione della farmacia. Il controllo interno è finalizzato a fronteggiare i rischi e a verificare che vengano raggiunti gli obiettivi di efficienza, efficacia, conformità a leggi e regolamenti, limitazione sprechi. Da questa fase può derivare, se vengono rilevati scostamenti rispetto a quanto programmato, la modifica delle strategie per l’anno consecutivo, la revisione dei programmi e del budget ed eventuali azioni correttive da porre in essere.
Tutto ciò sembra solo un discorso teorico e a una prima lettura appare come qualcosa di irrealizzabile e lontano dalla realtà. Non è così, tutte le imprese di successo cercano di affrontare il futuro in maniera anticipata attraverso un attento processo di pianificazione, programmazione e controllo. Le mutevoli condizioni in cui ci troviamo e ci troveremo ad operare metteranno a dura prova le farmacie e solo chi si saprà adattare otterrà risultati positivi.
Passare ad un approccio orientato al mercato e organizzare/riorganizzare la propria attività è un processo graduale e non comporta sconvolgimenti.

Per approfondimenti contattare: info@rocciconsulenze.it

Fabio Rocci - Dottore Commercialista e Revisore Legale
www.rocciconsulenze.it - info@rocciconsulenze.it


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"Non è la specie più forte, nè la più intelligente che sopravvive, bensì quella più reattiva al cambiamento."


                                                                                                                   Charles Darwin

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